Flexi Tid Web

Flexi Tid

Såhär fungerar Flexi Tid

Flexi Tid är en lösning som gör att dina kunder själva kan boka in en tid för återuppringning istället för att mötas av en upptagetton och sedan sitta i lång telefonkö. Du ringer sedan enkelt upp kunden via webbgränssnittet Flexi Tid Webb. I Admital Webb kan du planera in när du har tillgängliga tider för att passa er verksamhet.

Flexi Tid är ett populärt och mycket vanligt förekommande system inom kommuner, landsting, vårdcentraler, tandläkarmottagningar, bilverkstäder och liknande branscher som har många inkommande telefonsamtal under kort tid.


Varför ska du ha Flexi Tid?

Bättre tillgänglighet

Eftersom dina kunder kan ringa dygnet runt och det aldrig blir upptaget, istället kan de boka tider där det är bemannat enligt ett schema

Ökad service

Ökad service mot dina kunder då de själva kan välja tid för uppringning och slipper telefonkö.

Tidseffektivt 

För både dina kunder och din personal med uppringning på planerad tid. Alla vet vilken tid som gäller.

Minskad stress 

För din personal och avlastning för din telefonväxel. Systemet jämnar ut samtalstopparna och ger en fördelning av samtalen över hela dagen.

Bättre arbetsmiljö

Eftersom du slipper ständigt ringande telefoner, det är handläggaren som initierar det utgående samtalet till kunden.


511_statistikFå bättre kontroll med statistik 

Med den inbyggda statistiken som kan skickas ut via e-post eller studeras via Admital webb. Det finns även specialanpassade nyckeltal som mycket enkelt kan tas fram för SKL. Det finns även möjlighet att som tilläggstjänst beställa automatisk rapportering till SKL.

Ökar möjligheten till försäljning 

Ett missat samtal kan kosta din verksamhet väldigt mycket, se till att inte missa dem med hjälp av Flexi Tid.


Funktioner

Klicka på ”Ring” och Flexi Tid kopplar automatiskt upp 

Kunden får ange ett nummer eller välja att de vill bli uppringda på numret de ringer ifrån, då kommer samtalen alltid rätt.

Samtalslista gör att ni ringer upp era kunder i rätt ordning

Alla samtal som bokas kommer läggas upp i tidsordning, så de mest aktuella samtalen läggs högst upp. Samtalen ligger där tills de blivit avslutade, så inget samtal blir bortglömt. Sen är det bara för handläggaren att ringa upp i rätt ordning.

Systemet loggar lyckade och misslyckade samtal

I Flexi Tid finns det möjlighet att titta i historiken över samtal och även ta tillbaka de samtal där man inte fått kontakt och tid finns för att göra nya försök. I historiken syns tydligt om de blivit avslutade korrekt eller misslyckade.

Statistik

Det finns gedigen statistik där administratörer, handläggare, verksamhetschefer o.s.v kan få fram rätt information beroende på vad som är relevant för dem. Flexi Tid är en etablerad produkt på den svenska marknaden och statistiken är något som våra befintliga kunder har hjälpt oss att driva framåt, den förbättras hela tiden.

Stöd för personnummer

När en kund ringer in kan den få knappa in sitt personnummer, detta för att handläggarena sedan enkelt skall kunna ta reda på eventuell information innan samtal rings ut. Personnummer valideras så att det är korrekta svenska personnummer som knappas in.

Inbyggd hjälp

Det finns en inbyggd hjälp för Flexi Tid web, där får handläggaren all information som den kan tänkas behöva för att kunna komma vidare med sitt arbete.

Inbyggd röstbrevlåda

Det är inte alla samtal där kunden behöver ringas upp, t.ex. samtal där kunden bara vill meddela något till er verksamhet. Då kan de lämna ett meddelande i Flexi Tids röstbrevlåda. Det tänds upp en meddelandeknapp i Flexi Tid-gränssnittet och handläggaren kan då lätt lyssna av meddelandet. Effektiv för avbokningar av läkartider eller dylikt.

Webbgränssnitt för administration

Alla gränssnitt i Flexi Tid är webbaserade. Det finns en administationswebb och sen finns Flexi Tid webb.

Bemanningsschemaflexitid_manning

I bemanningschemat kan man lägga upp hur många telefontider ni skall erbjuda på en dag utifrån bemanningen i organisationen. Exempel är att vid 08:00 till 09:00 är ni 3 st som arbetar med Flexi Tid, då kan ni ringa ut 3st bokningar 08:00 och ytterligare 3st 08:05 o.s.v.  Tidsintervallet kan ändras men är som standard 5 minuter.

Köfunktion

Om ni vet att det är korta svarstider och inte vill riskera att kunderna lägger på luren, så kan de få vänta kvar i telefonen som i en kö så att ni kan ta samtalen direkt. Detta för att förbättra servicen mot era kunder.

Ärendeval på samtal

Det finns även ett effektivt sätt att fördela och tagga samtal som kommer in i en kö (svarsställe), detta görs med ärendeval. Ett ärendeval kanske har lägre prio än de andra och kan få då en föreslagen tid senare på dagen. Det är även effektivt om man t ex vet att alla provsvar kommer in senare på dagen, då kan man prioritera så att de som valt provsvar som ärende får en senare tid föreslagen.