Flexi Tid Web

Flexi Tid

Såhär fungerar Flexi Tid

Flexi Tid är en lösning som gör att dina kunder själva kan boka in en tid för återuppringning istället för att mötas av en upptagetton och sedan sitta i lång telefonkö. Du ringer sedan enkelt upp kunden via webbgränssnittet Flexi Tid Webb. I Admital Webb kan du planera in när du har tillgängliga tider för att passa er verksamhet.

Flexi Tid är ett populärt och mycket vanligt förekommande system inom kommuner, landsting, vårdcentraler, tandläkarmottagningar, bilverkstäder och liknande branscher som har många inkommande telefonsamtal under kort tid.


Varför ska du ha Flexi Tid?

Bättre tillgänglighet

Eftersom dina kunder kan ringa dygnet runt och det aldrig blir upptaget, istället kan de boka tider där det är bemannat enligt ett schema

Ökad service

Ökad service mot dina kunder då de själva kan välja tid för uppringning och slipper telefonkö.

Tidseffektivt 

För både dina kunder och din personal med uppringning på planerad tid. Alla vet vilken tid som gäller.

Minskad stress 

För din personal och avlastning för din telefonväxel. Systemet jämnar ut samtalstopparna och ger en fördelning av samtalen över hela dagen.

Bättre arbetsmiljö

Eftersom du slipper ständigt ringande telefoner, det är handläggaren som initierar det utgående samtalet till kunden.


511_statistikFå bättre kontroll med statistik 

Med den inbyggda statistiken som kan skickas ut via epost eller studeras via Admital web. Det finns även specialanpassade nyckeltal som mycket enkelt kan tas fram för SKL, mycket enkelt att få fram den data. Finns även möjlighet att som tilläggstjänst beställa automatisk rapportering till SKL.

Ökar möjligheten till försäljning 

Ett missat samtal kan kosta din verksamhet väldigt mycket, se till att inte missa dem med hjälp av Flexi Tid.


Funktioner

Klicka på ”Ring” och Flexi Tid kopplar automatiskt upp 

Kunden får ange ett nummer eller välja att dem vill bli uppringda på numret dem ringer ifrån, då kommer samtalen alltid rätt.

Samtalslista gör att ni ringer upp era kunder i rätt ordning

Alla samtal som bokas kommer läggas upp i tidsordning så det mest aktuella samtalen läggs högst upp, dem ligger där tills dem blivit avslutade så inget samtal blir bortglömt. Sen är det bara för agenten att ringa upp i rätt ordning.

Systemet loggar lyckade och misslyckade samtal

I Flexi Tid finns det möjlighet att titta i historiken över samtal och även ta tillbaka dem samtal där man inte fått kontakt och tid finns för att göra nya försök. I historiken syns tydligt om dem blivit avslutade korrekt eller misslyckade.

Statistik

Det finns gedigen statistik där administratörer och handläggare, verksamhetschefer o.s.v kan få fram rätt information för just vad dem är intresserade av. Flexi Tid är en etablerad produkt på svenska marknaden och statistiken är något som våra befintliga kunder har hjälp oss att driva framåt, den förbättras hela tiden.

Stöd för personnummer

Kund kan när dem ringer in få knappa in sitt personnummer, detta för att agenterna sedan enkelt skall kunna ta reda på eventuell information innan samtal rings ut. Personnummer valideras att dem är svenska personnummer.

Inbyggd hjälp

Det finns en inbyggd hjälp för Flexi Tid web, där får agenten/handläggaren all information som den kan tänkas behöva för att kunna komma vidare med sitt arbete.

Inbyggd röstbrevlåda

Det är inte alla samtal där kunden behöver ringas upp, t.ex. samtal där kunden bara vill meddela något till er verksamhet. Då kan dem lämna ett meddelande i Flexi Tids röstbrevlåda. Det tänds upp en meddelandeknapp i Flexi Tid gränssnittet och agenten kan då lätt lyssna av meddelandet. Effektiv för avbokningar av läkartider eller dylikt.

Webbgränssnitt för administration

Alla gränsnitt i Flexi Tid är webbaserade. Det finns en administationswebb och sen finns Flexi Tid web.

Bemanningsschemaflexitid_manning

I bemanningschemat kan man lägga upp hur många tider ni skall ta emot på en dag utifrån bemanningen i organisationen. Exempel är att vid 08:00 till 09:00 är ni 3 st som arbetar med Flexi Tid, då kan ni ringa ut 3st bokningar 08:00 och ytterligare 3st 08:05 o.s.v.  Tidsintervallet kan ändras men är som standard 5 minuter.

Köfunktion

Om ni vet att det är korta svarstider och vill att kunden inte skall lägga på luren så kan dem få vänta kvar i telefonen och då kan ni ta samtalet direkt, detta för att förbättra servicen mot era kunder.

Ärendeval på samtal

Det finns även ett effektivt sätta att fördela och tagga samtal som kommer in i en kö (svarsställe) detta gör man med ärende val. Ett ärendeval kanske har lägre prio och kan få då en föreslagen tid senare på dagen. Även effektivt om man vet att alla provsvar kommer in senare på dagen och dem som valt provsvar som ärende då får en senare tid föreslagen.